在日常生活中或工作中，我们常常会遇到需要向他人解释某些事情的情况。这时，“情况说明”便成为一种重要的书面工具，用于清晰地传达事实和立场。一份好的情况说明不仅能够帮助解决问题，还能体现个人或组织的专业性。本文将提供一份情况说明的模板格式，并附上一个简单的范文，供您参考。

一、情况说明的基本格式

1. 标题

在文档顶部居中书写“情况说明”四个字作为标题，确保醒目且正式。

2. 正文开头

- 开头部分应包括以下信息：

- 写明致函对象（如单位名称或具体负责人）。

- 简要概述事件背景，比如时间、地点、涉及人物等基本信息。

示例：“尊敬的XX公司领导：您好！现就我司员工张三于2023年1月15日因身体不适请假一事向贵方作如下说明。”

3. 详细描述

- 对事件进行客观叙述，避免主观臆断。按照逻辑顺序逐步展开，使读者容易理解。

- 如果有相关证据或证明材料，请简要提及并说明其来源。

4. 结尾表态

- 表达对问题的态度，例如承诺改进措施、请求谅解等。

示例：“以上为此次事件的具体情况说明，恳请贵方予以理解，并希望今后能继续保持良好的合作关系。”

5. 落款

- 包括单位名称、个人签名以及日期。如果是以个人名义撰写，则只需写明姓名即可。

二、情况说明范文

情况说明

尊敬的XX学校教务处：

您好！现就我校学生李四同学近期考试成绩异常一事向贵处作如下说明。

李四同学是我校高三年级的一名普通学生，平时学习成绩处于班级中游水平。然而，在最近一次期中考试中，他的语文成绩突然出现了大幅度波动，从以往的80分左右提升至98分。经初步调查发现，这可能是由于试卷批改过程中出现的技术性失误所致。具体表现为，该题目的标准答案与评分细则存在差异，导致部分学生得分被误判为满分。

针对上述情况，我校高度重视，并已安排专人与贵校沟通核实具体情况。同时，我们将积极配合贵校开展进一步核查工作，确保公平公正的原则得到贯彻执行。

特此说明，请贵校酌情处理。

此致

敬礼！

XX中学

2023年11月10日

通过以上模板和范文可以看出，情况说明的核心在于实事求是地陈述事实，并结合适当的情感表达以增强说服力。希望这些内容能够帮助到您！